オフィス移転の手順とスケジュール｜半年前〜当日の流れを解説
この記事の結論
- ・オフィス移転は「6ヶ月前」からの計画的な準備がポイント
- ・抜け漏れを防ぐには、時期ごとの「スケジュール」と「手順」の把握が必須
- ・「各種手続きのタイミング」や「工事区分の違い」の理解がトラブル防止につながる
オフィス移転は、さまざまな手続きや準備が必要な大きなプロジェクトです。
「一体何から始めれば良いのか分からない」「重要な手順を見落としてしまいそう」と不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、名古屋市の企業様向けに、移転の6ヶ月前から当日までにやるべきことを時系列で分かりやすく解説します。
抜け漏れを防ぐやることリストもご紹介しますので、安心して計画を進めるためにぜひご参考ください。
【STEP1】6ヶ月前まで：計画立案と解約予告・物件探し
オフィス移転を成功させるには、少なくとも移転の6ヶ月前には準備を開始することが望ましいです。
まずは、「なぜ移転するのか」「いつ完了させたいのか」を明確にし、社内でプロジェクトチームを発足させましょう。
同時に忘れてはいけないのが、現オフィスの「解約予告」です。一般的には6ヶ月前が目安ですが、契約内容によっては早めの通知が必要な場合もあります。
遅れると無駄な賃料が発生するため、最初に契約書を確認しましょう。
並行して、新しいオフィス物件の選定もスタートさせます。
| 項目 | 対応内容 | 目的・注意点 |
|---|---|---|
| 目的・時期の決定 | 理由と開始時期の確定 | 計画の骨組み作り・社内共有 |
| 解約予告・通知 | 契約書の通知期限を確認 | 通知遅れによる追加費用の防止 |
| 物件下見・確認 | 構造・設備・導線の確認 | 自社条件に合う物件の慎重な選定 |
【STEP2】5〜4ヶ月前：新物件の契約と内装・インフラ手配
移転先候補が絞り込まれたら、契約条件（賃料・敷金・礼金など）を最終確認し、契約を締結します。
初期費用や退去時の条件など、後から想定外の追加費用が発生しないよう、契約書には隅々まで目を通しておきましょう。
また、この時期から新オフィスの「内装・レイアウト設計」と「インフラ整備」に動き出します。
内装工事の区分には、ビル側が業者を指定する「B工事」と、借主が自由に業者を選べる「C工事」があります。
この区分を曖昧にすると後々トラブルになるため、早期に範囲を明確にすることが重要です。
| 項目 | 対応内容 | 目的・注意点 |
|---|---|---|
| 条件調整・契約 | 賃料・敷金・期間の確認 | 初期費用や退去時のトラブル防止 |
| 内装・レイアウト | 工事・C工事の範囲確定 | 費用や工期に関するトラブル防止 |
| インフラ手配 | 電話・ネットの手配 | 4ヶ月前には予約を推奨 |
【STEP3】3〜1ヶ月前：引っ越し準備と各種手続き
移転が近づくこの時期は、実務的な準備が本格化します。
3ヶ月前には不要な備品の処分や、新旧オフィスの工事スケジュールを確定させましょう。
余裕を持って手配を進めることが、業務への影響を最小限に抑えるコツです。
2ヶ月前には引っ越し業者の手配と、取引先への移転案内を開始。
早めの周知が双方の業務負担軽減につながります。
要注意：行政・保険手続きのタイミング
1ヶ月前には、法務局（登記変更）、税務署、年金事務所、ハローワークなどへの届出書類の「準備」を始めます。
実際の提出は移転後（5日〜10日以内など）となるため、あらかじめチェックリストを作って書類を作成しておき、移転後に速やかに提出できるよう段取りをしておきましょう。
| 時期 | 作業内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 3ヶ月前 | 不用品処分 / 工事計画確定 | 機密処理の徹底。日程被りに注意 |
| 2ヶ月前 | 業者選定 / 移転案内の作成 | 案内漏れ防止。綿密な日程調整を |
| 1ヶ月前 | 什器搬入 / 荷造り / 各種手続き準備 | 役割分担。行政書類は事前作成を |
【STEP4】移転当日〜直後：立ち会い・動作確認と旧オフィスの引き渡し
いよいよ移転当日です。
旧・新オフィス双方に担当者が立ち会い、什器の破損や積み残しがないか、レイアウト通りに配置されているかを厳しくチェックします。
新オフィスでは、業務開始前にネットや電話などのインフラが確実に稼働するかテストを実施しましょう。
あわせて、社員向けに新しい設備の操作マニュアルなどを配布しておくと、スムーズに通常業務へ移行できます。
| 時期 | 作業内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 移転当日 | 立ち合い / 搬出入の確認 | 破損・汚損・積み残し等のチェック |
| 当日〜直後 | インフラ動作確認 | 稼働テスト後、マニュアルを配布 |
| 移転直後 | 原状回復 / 旧オフィス引渡 | 修繕確認・鍵返却を期限内に完了 |
まとめ
オフィス移転には綿密な計画と、各段階で必要な手続きが求められます。
半年前からの物件探しや解約手続きに始まり、各種インフラの手配、引っ越し準備、行政への届出準備など、業務は多岐にわたります。
オフィス移転でお困りの方や、物件をお探しの方はぜひお気軽にご連絡ください。
オフィス移転に関するよくある質問（Q＆A）
- Q1.現オフィスの解約予告期限を過ぎてしまったらどうなる？
- A1.旧オフィスと新オフィスの家賃を二重に支払う期間が長引き、無駄なコストが発生してしまいます。
契約書に定められた期限（例：6ヶ月前）を過ぎてから解約を申し出た場合、この「二重家賃」のリスクに直結します。
移転を検討し始めたら、何よりもまず現オフィスの契約書を確認しましょう。
- Q2.内装工事の「B工事」「C工事」の違いは？
- A2.工事を行う業者の指定権が「ビル側（B工事）」にあるか、「借主側（C工事）」にあるかの違いです。
「B工事」は空調や防災設備などで、業者はビル側が指定しますが、費用は借主（自社）が負担します。
「C工事」は内装仕上げやLAN配線などで、借主が自由に業者を選んで発注・負担できます。
この区分を事前にすり合わせておかないと、予算オーバーやスケジュールの遅延につながるため注意が必要です。
- Q3.インターネットや電話回線の手配はいつ頃すべき？
- A3.最低でも、移転の「4ヶ月前」には手配を開始することをおすすめします。
特に春や秋などの引っ越し繁忙期は、回線業者の予約が取りづらくなります。
手配が遅れると「オフィスは完成したのにネットが繋がらず仕事ができない」という事態になりかねないため、早めの行動が安心です。
